假如你和我熟悉的大多数人一样，一想到要在背靠背的会议上度过一天，可能是一种可怕的感觉。会议可能很无聊，通常是不需要的，而且一定会占用其他（更紧张的）工作的时间。但是，假如计划得当，会议可以特别很是高效和富有成效。以下是规划有用会议的一些简单步骤。
　　决定您是否真的必要开会

　　首先，确定是否真的有需要安排一次会议。我们通常认为正式会议是分享信息或进行讨论的最佳体例。但是，假如您的消息可以通过电子邮件或电话会议传递，或者只是在您的办公室调集几小我15分钟，那么完全跳过正式会议可能是个好主意。

　　只约请真正必要的人

　　有没有被约请参加会议，但中途想知道你为什么在那里？不要通过约请人们参加他们不必要参加的会议来虚耗他们的时间。那不会是一次有用的会议。是否必要会计人员出席会议以回答预算题目？然后约请一位适合该义务的会计人员。

　　假如必要将会议讨论的内容告知同事或主管，您无需约请他们参加现实会议。只需预备一份会议择要，然后将其发送给他们。他们会感谢节省的时间，并且您可以保证——由于您将信息写成书面情势——他们完全了解讨论。

　　发送会议提示

　　生活很忙，日历很快就被预定的运动预定了。在会议前两天发送后续会议提示。那些说他们会参加的人将能够确认他们仍然可以参加，或者他们的计划是否已经改变并且您必要重新安排。

　　有一个议程

　　要计划有用的会议，您应该首先决定要讨论的内容。会议的目的是什么？你想要完成什么？提前制订会议议程并将其分发给与会者。指明开始时间并包括要解决的主题的简短列表。不要用冗长、过于细致的议程来耽搁您本身的会议。注明将负责报告特定领域的任何小我的姓名。

　　请记住，这对参加者很紧张，对您也很紧张。当您制订议程时，您将能够更好地关注主题。

　　明确期望

　　当您第一次发送会议关照时，请清楚其目的和您的期望。会议是否围绕演示进行？参加的人必要记笔记吗？或者这是一个头脑风暴会议，每小我都应该提出想法和建议？

　　在某些企业文化中，员工不必要参与——他们只必要倾听并返回他们的工作场所。在其他公司，员工可以自由参与。在当今的协作工作场所，互动和分享想法不仅受迎接，而且常常是整个会议的目的。

　　当您设定您的期望时，这也是发送您盼望参加者查看的任何必需阅读材料或材料的好时机。如许他们在参加会议时就做好了预备，不会有任何不测。

　　定时开始

　　从物流和生产力的角度来看，定时开始特别很是紧张。假如您是那种通常会定时出席会议的人，那么您就会晓畅，当人们赓续涌入会议室时事情没有进展是多么令人沮丧。不可避免地发生的是，在将来，每小我都知道这些会议永久不会定时开始，所以每小我都开始迟到。负责您的会议。在给定的开始时间敏捷开始。关上门，开始。落后者很快就会收到他们迟到的新闻，他们应该只犯一次这个错误。此外，每小我都必须回去工作，所以你不想打乱整个工作日。

　　保持简短

　　大多数会议都安排了一个小时，在很多情况下，较短的时间就充足了。当分配的时间过多时，时间就被虚耗了。人们在会议结束后逗留或在给定的议程项目上花费太长时间。保持会议简短，切中要害。

　　保持话题

　　仅靠议程并不能有用地召开会议。坚持议程并防止讨论偏离切线。解决任何偏离主题的题目，说明这是另一个会议的主题，或者将私下解决。没有人喜好一场失控的会议，在这种会议上，目的的悉数内容都退居在其他对话之后。

　　在会议室外举行小型会议

　　坐在统一个认识的会议室里，围坐在统一张认识的桌子旁，就是那样——太认识了。为鼓励员工互动、创造性思考和热烈讨论，请考虑在标准会议室之外召开会议。

　　假如场地和气候许可，可以考虑在表面的一张桌子开会。尝试聚集在有沙发和小桌子的公共区域，而不是大会议桌和转椅。

　　不要害怕采取不同的方法

　　假如会议的方法不起作用，不要害怕改变方向。例如，假如头脑风暴会议产生了一个几乎没有对话的恬静房间，请改变方向。保持天真性并细致整个会议的进展情况。

　　使用技术

　　计划使用技术来保持与会者的参与度。在当今的数字世界中，大多数人风俗于通过查看图形或视频来支撑他们听到的单词。呼吁这种心态并在计划会议时加入视听材料。

　　投影到大屏幕上的计算机和鼓励互动的智能板演示与标准冗长的PowerPoint演示相比是一个受迎接的转变。

　　关于技术的一点——肯定要先测试一下。您必要做的最后一件事是由于笔记本电脑不工作或无法在必要时使用视觉辅助工具而感到心慌。假如技术不是您的强项，请在会议前让其他人做一遍。假如您提前做一些预备工作，它一定会节省您的时间并让您按计划进行。

　　发送会议择要

　　在会议结束后的一天内，发送一份关于讨论内容的简短择要。最好向所有出席者、未能出席会议的人以及可能必要关照的任何其他人发送电子邮件进行跟进。还包括任何举措项目，指定谁负责每个项目以及截止日期。