在会议之前进行思考可以对会议的进行有很大的不同。这包括决定会议的举办体例，以及使用地点等现实选择。
　　你们开会的目的是什么？

　　首先要清楚你想要达到的目标。这将影响关于会议应该如何进行的各种决定。

　　假如您要举行公开会议，请务必在约请他人之前明确您的目的。例如，假设您正在召开会议，以相应您村庄附近新煤矿的规划申请。您想分享信息、提议争吵照旧提议反对矿山的活动？明确宣传将有助于人们决定会议是否适合他们。

　　无论您会议的重要焦点是什么，它也将是一个让人们“感受”您的团队是什么样子的空间。将“社区建设”视为您的目标之一，可以帮助您优先营造温馨的氛围、增强关系以及决策等实用性。

　　会议时间

　　有许多因素会影响人们何时可以参加会议-以及他们到达那里时的清醒和放松程度！

　　假如您要举行公开会议，请确保提前关照许多人，以便人们可以计划参加，假如他们真的很热心的话。宣传结束时间和开始时间-并考虑保持会议简短，以便更多人可以参加。

　　在一个既定的群体中，更容易扣问人们什么时间安排对他们有效。假如您正在决定下一次面对面的会议时间，请确保您也咨询了不在场的人。考虑是否选择固准时间（例如每个月的第一个星期二）。如许可以更轻松地记住会议，但您将失去任何永久无法参加会议的人。

　　探求场地

　　你在哪里晤面对有多少人会来，以及当你到达那里时每小我参与的难易程度都有很大影响。

　　位置:可以乘坐公共交通工具到达吗？靠近你想来的人？

　　舒适度：拥有充足的空间、照明和奇怪空气可以更容易集中细致力。考虑一下人们互相听到对方有多容易——例如，是否有来自另一个房间的背景噪音？

　　无停滞：我们的无停滞场地指南提供了更多关于必要考虑的事情的细致信息。请计划参加的人员提前与您联系，了解他们的访问要求，并预备好移动场地或进行调整以适应他们。

　　热情好客：您所在的空间会影响谁感到舒适（例如，酒吧或宗教建筑可能会让一些人望而生畏）。

　　成本：偶然您可以避免为场地付费，例如在咖啡馆或某人家中开会。当您的资金有限时，这很诱人，但也要考虑免费空间是否有助于您召开富有成效的包容性会议（例如，每小我都能在公共场所凝听吗？）。还请记住，分摊带水壶的房间的租金总体上可能比期望每小我都买一杯饮料便宜！

　　让人们知道会议

　　在一个既定的群体中，提示经常来的人会议的时间和地点可能就充足了。偶然，超越核心组织者尤其紧张，例如由于决策会产生庞大影响。

　　假如你想吸引新的人，那么宣传必要更多的考虑——关于你想接触谁，以及如何吸引他们的细致力：

　　制作宣传资料

　　使用引人注目的图片和有限的笔墨来增长人们细致到和查看您的宣传的机会。确保包括所有紧张的细节：会议的地点、时间、目的、组织者和联系体例。想一想您的宣传所传达的关于该整体是什么样的以及迎接谁的信息。例如，“须眉气概”的图像会令人生畏吗？

　　分发宣传

　　考虑使用多种方法，例如社交媒体、电子邮件列表、亲自约请他人、通过门传单、摊位、海报、运动列表、在当地报纸上撰写文章或在当地广播中谈话。

　　想一想如何才能接触到您分外针对的人，例如自行车路线上的海报和其他自行车相干运动的传单，以参加有关创建新自行车道的会议。尝试超越通常来参加您运动的人，例如在超市布告栏和素食咖啡馆张贴关于您的素食会议的海报。

　　探求关键角色的人

　　偶然人们会在会议开始时志愿担任这些角色。然而，提前做出决定是有益处的，如许人们就可以做好预备，例如带上笔记本电脑花几分钟的时间。

　　主持人：负责帮助您的会议实现其目标的一小我（或多小我），例如通过让小组专注于议程。

　　Minute-taker：负责创建会议关键点（例如决策和举措点）记录的人。

　　其他角色：在大型会议中尤其紧张。考虑让不同的人迎接新来的人、提供茶点、按时开会、介绍谈话人、拿着麦克风跑来跑去等。

　　知足不同的需求

　　我们在以下方面各不雷同：我们必要歇息的频率，是否必要走动以保持清醒，我们如何最容易地吸取信息，我们是否更喜好小组讨论或让每小我都在一路。任何会议体例都会让一些人更容易参与，但对另一些人来说更难。

　　不同的运动将有助于更多的人参与。例如，您可以创造机会在会议期间四处走动，并通过小组聊天来跟进演示。有些人会想在会议前细心阅读并反思这些题目——其他人则必要时间在会议期间跟上进度。

　　还要记住会议参与者的无停滞要求，例如，假如您要打印议程，您能否提供大号打印版本？您可以约请人们与您取得联系，告诉您他们的要求。对于公开会议，您可能还想提供有关场地的信息以及您对会议工作的看法，以便人们知道会发生什么，并可以就任何题目与您联系。

　　示例会议议程

　　7.00介绍和签到

　　7.15工作组反馈：媒体、金融、摊位

　　7.35与规划官员会面：赞成提出哪些题目

　　8.00歇息：茶和蛋糕

　　8.20组织更多的摊位

　　9.00评估和关闭

　　制订议程

　　会议议程是您打算以何种顺序讨论的内容的列表。这可能是您必要做出的决定列表，或者更广泛的主题，例如“分享我们对小组的看法”。它可能包括您的完成时间和歇息时间。

　　偶然你会在会议开始时决定这个，但假如提前制订，你可以节省时间。在这种情况下，请确保您有一个简单的方法让人们提出项目。理想情况下，有充足的时间发送议程，以便从无法参加的人那里获自满见（例如，他们可以给小组发送电子邮件）。