在组织会议时，您会面临很多决定。选择会议场地是对您的运动影响最大的一个决定。会议日期、餐饮选择和与会者的体验;所有这些都在肯定程度上受您选择的场地的影响。
　　以下是一些关于何时做出决定、考虑什么以及如何做得更好的引导方针。

　　何时开始探求会议场地

　　越早越好。一旦您对以下3件事有了很好的了解，您就可以开始探求场地：预算、估计的会议规模和空间要求。

　　至少提前4-6个月预订场地，以便您有充足的时间计划其他紧张事项，例如餐饮、会议手册和会议宣传。

　　探求会议场地时应考虑的事项

　　1.会议地点

　　您可能已经考虑过这一点。对于本地会议，您可能正在探求距离大多数参加者的家或工作地点合理距离的场所。假如很多与会者将从外埠旅行，机场或酒店附近的场地将是有益的。无论哪种情况，都不要忘掉考虑交通、交通和停车选项。此外，为了以防万一，与会议场地供给商签校勘式合同，由于不得不改变会议场地可能是您最不想看到的事情。

　　假如您想削减与会者迟到的机会，请为他们提供一个移动会议应用程序，这在当今已成为一种标准。借助触手可及的地图导航、行车路线和停车/班车信息，您的与会者会感到安心。假如场地位于大型校园或研究所内，带图钉的地图尤其有效。对于有展览、海报或平行会议的场地，交互式室内地图将帮助与会者方便地导航。

　　2.停车

　　会议场地是否有停车场或代客泊车服务？一个有停车场的会议场地是梦寐以求的。假如不是这种情况，附近是否有供与会者免费使用的停车场？假如没有免费可用的停车位，您可以有以下几种选择：

　　您可以为与会者预订附近的停车场，并将费用包含在票价中，或者让与会者在停车时付费。

　　为与会者提供一种共享乘车或出租车的体验。这也是他们相互交流的好机会。如会议应用程序提供了一个会议委员会和一个群聊功能来帮助解决这个问题，在此处获取更多信息。

　　即使场地没有相关服务，您也可以为会议提供代客泊车服务。假如会议是晚会等高档会议，则提供代客泊车服务可能是必不可少的。

　　

　　3.容量和最小值

　　容量是多少？因为一些缘故原由，您必要知道场地的房间容量。首先，500人（假如这是您估计的会议规模）无法舒适地在只能容纳250人的房间开展活动。其次，场地必须遵守消防和安全法规。

　　餐饮最低限额是多少？假如您的场地提供食品和/或饮料并设置了最低食品和饮料消耗金额（称为最低餐饮金额），请确保之前运动的过往餐饮记录与最低金额同等。假如您估计的餐饮付出比场地要求多得多，则意味着您将成为他们的好顾客。假如您的付出达到肯定水平，与他们协商是否可以提供免费服务（例如升级Wi-Fi或A/V支撑）作为回报。

　　如何根据与会者的反馈进行调整？在您的会议之前或期间，能够对房间或餐饮的大小做出明智的调整特别很是紧张。您可以通过会议应用程序上的实时投票轻松统计人数或收集即时反馈，从而节省您的时间和金钱。

　　4.服务和设施

　　会议场地是否有厨房，是否可以为您的会议提供餐饮服务？那些没有厨房设施的会议场所可能与您必要使用的食品供给商有合作关系。您可能想提前检查他们的食物。假如它不够好，就会对与会者的体验产生负面影响。因此，要么选择提供美味佳肴的场所，要么许可您引入外部食品供给商。

　　它有您可以使用的桌子、椅子和床单吗？假如场地有这些物品，假设它们吻合您的主题和氛围，您可以通过使用它们所拥有的物品来节省大量金钱和精力。

　　它有设置/清理人员吗？假如您找到了一个提供设置和清理人员的场地，请庆幸！情况并非总是如此。假如这些服务不可用，您将必要组建您的运动团队或探求自愿者。

　　它有AV功能吗？有些场馆有内置的视听设备供您使用，而有些场馆则要求您本身携带。

　　5.布局

　　即使您会在会议策划过程的早期找到您的场地，您仍然必要大致了解您将包括哪些类型的会议、您必要的设施以及您团队的需求和与会者。

　　在缩小选择范围的同时，获得每个场地的插图平面图，并至少欣赏一次您最喜好的地方，记下紧张的事情，例如插座的位置以及AV设备的位置或可以放置的位置。

　　布局和平面图将极大地影响运动的几个不同方面：

　　考虑通过您的会议的流量。会议中哪些区域的人流量会很高？登记？礼堂门？在选择会议场地时请记住这一点，并意识到您如何布置桌子和装饰也会对此产生很大影响。

　　假如您想在会议中约请主题演讲者，您必要一个舞台，或者必要一个地点来放置租用的舞台。您必要演示区吗？会有酒吧吗？

　　

　　6.氛围

　　分外细致场地内的现有装饰。建筑风格是什么，建筑的内部传达了什么？假如您要举办盛会，您可能必要与世博会不同的场地设施。氛围与您的会议（高档、高科技等）的理想感觉越不匹配，您必要做的装饰就越多以填补它。

　　7.保险

　　假如您没有保险，某些会议场所甚至不会与您做生意。通常，您可以要求您的平常责任保险代理人为您的会议背书。

　　8.可达性

　　可达性是指有特别必要的人，都可以进入建筑物及其设施的可能性。在回答这个题目之前，您必要了解您的与会者是谁以及他们的需求是什么。

　　您可能会知道您的场地是否会有儿童，但您可能不知道是否会有其他特别需求的人。在这种情况下，查看您的组织最近举办的会议可能会让您对此有所了解。

　　9.声学

　　您是否曾经参加过在如此喧华的场所参加会议，以至于很难听到其他人的声音，导致您一夜之间听力委靡并失声？那是音响结果不好造成的。声学只是声音如何在场地中传播的一个奇特的词。低矮的天花板会让场地看起来很舒适，但假如它挤满了人，它会变得更响亮。或者，大型仓库式场地会产生回声，或者建筑师所说的混响。

　　10.会议日期的成本

　　灵活安排会议日期可能是与场地会商的好方法。他们的日历上可能有他们想要填写的开放日期。通过提供2-3个日期选项，您更有可能获得更好的优惠价。

　　
　　如您所见，在选择会议场地时必要考虑许多因素。但是，假如您在进行研究时考虑到上述因素，您就会找到举办会议的理想场所。